CONTROLE DE PORTARIA.

O que são as Portarias:

            As portarias são os pontos de controle de segurança mais importantes e complexos existentes em uma Instalação. Nestes locais os profissionais de Segurança devem controlar e fiscalizar o acesso (entrada e saída) de pessoas, veículos e matériais, para garantir a ordem interna, a incolumidade física das pessoas e a integridade do patrimônio no local, com a finalidade de proporcionar as melhores condições de funcionamento de uma atividade no interior da Instalação.

               Nestes pontos o descontrole e o desleixo no cumprimento de Normas não podem existir. 

Entrada de Materiais pelas Portarias:

            A entrada de materiais pelas portarias é sempre um momento de muita atenção, pois demanda uma análise completa da situação. É bom que o profissional de segurança realize uma sequência de verificações, que devem constar, preferencialmente em Procedimentos Internos e em Procedimentos de Postos, sempre amparado pelo primeiro:

            Veja o exemplo de uma sequência de providências para a liberação de materiais  abaixo:  

         

            ENTRADA DE  MATERIAIS.

• Na chegada, o profissional de segurança deve realizar uma inspeção visual do entregador, de sua carga e de seu veículo, caso esteja conduzindo um;

• Efetuar a verificação minuciosa da documentação fiscal ora destinada a Empresa/local vigiado (Nota Fiscal, DANFE, Conhecimento de Transporte, etc.,) prestando maior atenção quanto ao seu endereçamento, para que não haja dúvidas quanto ao local de entrega.

Observação: É muito comum em Empresas/Indústrias que possuem mais de uma planta em uma mesma cidade ou em cidades vizinhas comparecer em suas  Portarias entregadores com documentos fiscais onde a razão social é a mesma, porém, o endereçamento é outro.

• Solicitar a confirmação da existência de pedido de compra junto ao Setor Fiscal, Pool de recebimento, etc., antes de autorizar a entrada dos materiais. Tal providência  tem por finalidade  confirmar o recebimento ou rejeição dos materiais;

• Caso seja positivo o recebimento dos materiais, o profissional de segurança deverá realizar o registro no sistema de acesso, do entregador (solicitar para fins de registro um documento emitido por órgão oficial e que possua fotografia como por exemplo: Registro Geral (RG), Carteira Nacional de Habilitação (CNH), identidades funcionais (OAB, CREA, etc.), realizar a identificação do veículo (se houver) e de seu respectivo emplacamento, registrar a numeração do Documento Fiscal e em seguida entregar ao entregador aidentidade funcional  padrão visitante (Crachá)  para a liberação de sua entrada.

Observação: É muito comum quando da identificação do entregador, o profissional de segurança encontrar também no interior dos veículos pessoas que não estejam intimamente engajadas na entrega de materiais, como por exemplo familiares, prestadores de serviço contratados de maneira informal (chapas), dentre outros,  estes não deverão entrar nas Instalações e sim permanecer nas portarias, em locais apropriados. 

       • Após a liberação da entrada, o vigilante deverá solicitar o acompanhamento do entregador.  O referido acompanhamento deve ser feito rigorosamente conforme consta nos Manuais de Procedimentos Internos (MPI) do local vigilado. Tal acompanhamento pode ser realizado por um vigilante ou por um outro colaborador ligado ao recebimento de materiais, que fica responsável pelo acompanhamento do entregador durante a sua permanência no local de entrega (Estou falando de acompanhamento integral desde a entrada até a saída).       
            

Tal acompanhamento visa impedir que o entregador se desvie do local de entrega e fique perdido no interior da Instalação, evita o risco de um acesso não autorizado em áreas restritas, a utilização de um equipamento não permitido,   dentre outros riscos ao patrimônio.